Komunikasi dalam Organisasi

KOMUNIKASI  DALAM ORGANISASI

A.      PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi didefinisikan sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima baik  lisan, tertulis maupun menggunakan alat komunikasi. Pertukaran informasi yang terjadi di antara pengirim dan penerima tidak hanya  dilakukan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh manusia, akan tetapi komunikasi yang terjadi dalam organisasi dewasa ini juga mengunakan alat komunikasi canggih.

Pentingnya komunikasi dalam hubungannya dengan pekerjaan ditunjukkan oleh banyak waktu yang dipergunakan untuk berkomunikasi dalam pekerjaan. Suatu studi menemukan bahwa pekerjaan bagian produksi melakukan komunikasi antara 16 sampai 46 kali dalam satu jam. Hal ini bearti mereka setiap dua sampai empat menit. Untuk manajer tingkat bawah menggunakan waktunya untuk berkomunikasi secara verbal atau lisan berkisar antara 20 sampai 50 persen. Sedangkan untuk manejer tingkat menengah dan atas waktu yang dipergunakan untuk berkomunikasi lebih banyak lagi yaitu berkisar antara 29 sampai 64 persen. 89 persen komunikasi yang dilakukan dalam bentuk verbal, baik berhadapan langsung maupun melalui telepon. Komunikasi ibarat darah organisasi yang menghubungkan bagian-bagian yang terpisah dalam organisasi.

Komunikasi dapat dianalisis dari tiga tingkatan analisis, yaitu komunikasi antarindividu, komunikasi dalam kelompok dan komunikasi keorganisasian. Manajer sebagai orang-orang yang terlibat dalam penglolaan organisasi perku memahami tiga tingkatan analisis tersebut

B.     PROSES DAN UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Proses komunikasi terdiri dari tujuh unsur utama, yaitu pengirim informasi, proses penyandian, pesan, saluran, proses penafsiran, penerima umpan balik. Model komunikasi ini banyak dipergunakan dalam organisasi untuk mengalisis komunikasi.

Unsur-unsur utama komunikasi

Seperti  Nampak dari Gambar 1.1. di atas, bahwa komunikasi memiliki tujuh unsur utama. Ketujuh unsur organisasi tersebut akan dibahas berikut ini.

1.     Pengirim

Pengirim adalah orang yang memilki informasi dan kehendak untuk menyampaikan kepada orang lain. Pengirim atau komunikator dalam organisasi bias karyawan bisa pimpinan.

2.     Penyandaian ( encoding )

Penyandaian merupakan proses mengubah informasi kedalam isyarat-isyarat atau symbol-simbol tertentu untuk ditransmisikan. Proses penyandaian ini dilakukan oleh pengirim.

3.     Pesan

Pesan adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian besar pesan dalam bentuk kata baik berupa ucapan maupun tulisan. Akan tetapi beraneka ragam perilaku nonverbal dapat juga digunakan untuk menyampaikan pesan, seperti gerak tubuh, raut muka dan lain sebagainya.

4.     Saluran

Saluran atau sering juga disebut dengan media adalah alat dengan mana pesan berpindah dari pengirim  ke penerima. Saluran merupakan jalan melalui mana informasi secara fisik di sampaikan. Saluran yang paling mendasar dari komunikasi antarpribadi adalah berupa komunikasi berhadapan muka secara langsung. Beberapa saluran media utama seperti televise, radio, jaringan computer, surat kabar, majalah, buku dan lain sebagainya.

5.     Penerimaan

Penerima adalah orang yang menerima informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim.

6.     Penafsiran (decoding)

Penafsiran adalah proses menterjemahkan (menguraikan sandi-sandi) pesan dari pengirim, seperti mengartikan huruf morse dan yang sejenisnya. Sebagian besar proses decoding dilakukan dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima.

7.     Umpan balik (feedback)

Umpan balik pada dasarnya merupakan tanggapan penerima atas informasi yang disampaikan pengirim. Umpan balilk hanya terjadi pada komunikasi dua arah.

8.     Gangguan (noice)

Gabungan adalah setiap factor yang mengganggu penyampaian atau penerimaan pesan dari pengirim kepada penerima. Gangguan dapat terjadi pada setiap elemen dari komunikasi.

C.      KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

Komunikasi antarpribadi adalah pertukaran informasi yang terjadi di antara dua orang. Dalam melakukan komunikasi antarpribadi masing-masing memiliki cara sendiri-sendiri dalam berhubungan dengan orang lain. Johary Window merupakan salah satu model komunikasi antarpribadi.

Komunikasi akan berjalan dengan efektif jika masing-masing orang yang berkomunikasi mengetahui informasi secara lengkap. Namun sering terjadi masing-masing tidak memiliki informasi yang relevan secara lengkap.

1.     Bidang Arena

Bidang ini merupakan bidang komunikasi antarpribadi yang paling efektif. Pada bidang ini baik sendri maupun orang lain sama-sama mengetahui atau memiliki informasi yang diperlukan dalam melakukan komunikasi sehingga komunikasi yang terjadi dapat berlansung dengan efektif.

2.     Bidang Gelap

Pada bidang gelap, diri sendiri tidak mengetahui informasi yang relevan secara lengkap, tetapi orang lain mengetahui. Oleh karena orang lain memiliki informasi yang relevan sementara diri sendiri tidak maka akibatnya komunikasi tidak dapat berlangsung dengan baik. Jadi pada bidang gelap komunikasi tidak dapat berlangsung dengan efektif.

Bidang Tidak Diketahui

Bidang ini merupakan bidang dimana komunikasi yang berlangsung paling tidak efektif, karena baik dirisendri maupun orang lain sama-sama tidak mengetahui informasi yang relevan. Kondisi seperti itu dapat terjadi dalam organisasi jika mereka yang saling berkomunikasi dari bidang yang berbeda untuk pelaksanaan tugas mereka.

3.     Bidang Depan

Bidang depan merupakan kondisi dimana dirisendiri mengetahui informasi yang relevan dengan apa yang akan dikomunikasikan, sedangkan orang lain tidak mengetahui maka komunikasi juga tidak dapat terlaksana dengan baik. Misalnya saja, bawahan yang mengetahui informasinya sedangkan atasan tidak mengetahui maka komunikasi tidak dapat berlangsung dengan efektif, kecuali jika bawahannya menyampaikan informasi yang relevan tersebut kepada atasannya.

Komunikasi antarpribadi dapat diperbaiki dengan dua cara yaitu perluasan dan umpan balik. Perluasan (exposure) merupakan upaya untuk memperbesar bidang arena dan memperkecil bidang depan. Caranya adalah dengan menjelaskan atau memberikan informasi kepada orang lain sehingga mereka memahami informasi yang dibutuhkan. Dengan demikian maka komunikasi yang terjadi akan efektif (seperti bidang arena)

Umpan balik (feedback) merupakan cara lain untuk meningkatkan efektivitas komunikasi antarindividu. Seperti bidang gelap dimana diri sendiri yang tidak mengetahui informasinya, sedangkan orang lain mengetahuinya. Dalam kondisi seperti itu, komunikasi akan efektif jika diri sendiri mendapat umpan balik dari orang lain, dimana orang lain mau memberikan informasi kepada dirisendiri.

D.       KOMUNIKASI DALAM KELOMPOK

Beberapa variable memprngaruhi frekuensi dan akuritas dari komunikasi yaitu :

1.     Kesempatan untuk berinteraksi

Komunikasi dipengaruhi  oleh kesempatan atau peluang untuk berkomunikasi. Misalnya jika manajer ingin meningkatkan komunikasi yang terjadi dalam suatu kelompok, maka tempat duduk diatur berdekatan, lingkungan yang gaduh harus dikurangi, dan peluang untuk berkomunikasi dapat dirancang, misalnya saja dengan mengatur waktu istirahat dan makan siang. Di lain pihak komunikasi akan menjadi sulit dan frekuensinya akan berkurang jika secara fisik berjauhan dan jadwal kerja yang berbeda.

2.     Status

Pola komunikasi dipengaruhi oleh status hubungan. Dalam diskusi kelompok misalnya anggota lebih banyak berkomunikasi secara langsung dengan orang yang statusnya lebih tinggi, sekalipun ia tidak memimpin diskusi. Orang cenderung berkomunikasi dengan orang-orang yang sederajat atau dengan orang-orang yang statusnya lebih tinggi. Salah satu alas an yang memiliki status atau kedudukan tinggi adalah karena ia merasa kedudukannya meningkat dimata anggota yang lainnya.

3.     Kepaduan

Dengan semakin meningkatnya kepaduan, para anggota mengembangkan ineraksi antarpribadi yang semakin kuat dan mereka merasa komunikasilebih memuaskan dan menyenangkan. Selain dari pada itu dengan semakin bebasnya komunikasi, interaksi antarpribadi semakin meningkat, maka mereka menjadi lebih kompak. Jadi hubungan antara kepaduan dengan komunikasi mempunyai pengaruh dua arah, dimana kepaduan meningkatkan komunikasi, dan komunikasi mengarah pada peningkatan kepaduan atau kohesivitas.

E.      JARINGAN KOMUNIKASI

Jaringan komunikasi berkaitan dengan pola saluran komunikasi diantara anggota kelompok atau diantara berbagai posisi dalam struktur organisasi. Organisasi dapat menciptakan jaringan komunikasi resmi. Hal itu dapat dilakukan dengan menciptakan rancangan komunikasi dengan jaringan computer, telepon, dan laporan. Jaringan komunikasi yang diciptakan akan mempengaruhi fungsi dari suatu kelompok.

Studi Tentang Jaringan Komunikasi

Studi tentang jaringan komunikasi sudah dilakukan sejak tahun 1940an. Variable independen dalam percobaan laboratorium tersebut meliputi ukuran kelompok, struktur jaringan, kompleksitas dari tugas. Pengaruh besarnya kelompok dalam komunikasi dapat menurunkan kecepatan dan ketepatan dari komunikasi dan membuat komunikasi berlangsung lebih sulit. Sedangkan struktur jaringan dan kompleksitas tugas mempunyai pengaruh yang lebih kompleks.

Sebagian besar studi, tugas kelompok menuntut anggota kelompok untuk memberikan informasi untuk memecahkan suatu permasalahan. Jaringan komunikasi dibedakan menjadi lima yaitu lingkaran, bintang, rantai, Y, dan jaringan kesemua saluran.

Pengaruh kompleksitas tugas

Studi ini membantu pemahaman kita mengapa struktur organisasi yang kompleks membutuhkan suatu struktur wewenang yang desentralisasi.

Aturan Komunikasi

Studi ini mengemukakan bahwa ada empat jenis peran komunikasi yang terjadi pada jaringan komunikasi kelompok.

Pejaga Gawang

Penjaga gawang adalah orang yang mengendalikan pesan di antara dua orang atau dua kelompok dalam suatu struktur organisasi.

Penghubung adalah seseorang yang menghubungkan dua kelompok atau lebih dalam suatu organisasi dan ia bukan sebagai salah satu anggota kelompok tersebut.

Pemimpin informal

Pemimpin informal adalah seseoarang yang memiliki kemampuan untuk mempengaruhi secara informal sikap dan perilaku para anggota.

Pelintas Batas

Pelintas batas adalah seseorang yang selalu berhubungan dengan mengkaji perubahan lingkungan organisasi.

F.      Komunikasi Keorganisasian

Pengaruh dari struktur organisasi

Salah satu fungsi terpenting dari struktur orgnisasi adalahs membatasi aliran komunikasi dengan demikian mengurangi permasalahan kelebihan informasi. Beberapa permasalahan organisasi dipecahkan dengan tidak meningkatkan tetapi dengan membatasi aliran komunikasi dan merinci secara jelas informasi bagaimana yang harus dikumpulkan, diproses dan  dianalisis.

Aliran komunikasi formal dalaam organisasi

            Aliran komunikasi dalam organisasi merupakan pedoman ke mana seseorang dapat berkomunikasi dalam organisasi. Aliran komu nikasi formal dapat dibedakan menjadi empat yaitu komunikasi dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, horizontal dan diagonal.

1.     Komunikasi dari atas ke bawah

(downward communication)

            Komunikasi dari atas kebawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hirarkhi organisasi. Bentuk dari aliran komunikasi dari atas ke bawah seperti prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap prestasi bawahan, penjelasan tentang tujuan organisasi dan lain sebagainya. Salah satu kelemahan komunikasi dari atas ke bawah adalah ketidakakuratan informasi yang melewati beberapa tingkatan. Pesan yang disampaikan dengan satu bahasa yang tepat untuk suatu tingkat, tetapi tidak tepat untuk tingkat yang paling bawah yang menjadi sasaran dari informasi tersebut.

2.     Komunikasi dari bawah ke atas

            Komunikasi dari bawah ke atas dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan informasi tentang prestasinyadan praktek serta kebijakan organisasi. Permasalahan utama yang terjadi dalam komunikasi dari bawah ke atas adalah bias dan penyaringan atas informasi yang disampaikan oleh bawahan. Komunikasi dari bawah ke atas digunakan untuk memonitor prestasi organisasi. Bawahan seringkali memberikan informasi yang kurang benar kepada atasannya akibatnya komunikasi dari bawah ke atas seringkali dikatakan sebagai penyampaian informasi yang menyenangkan atasan dari bukan informasi yang perlu diketahui oleh atasan.

3.     Komunikasi horizontal

            Komunikasi horizontal merupakan aliran komunikasi kepada orang orang yang memiliki hirarkhi yang sama dalam suatu organisasi. Misalnya komunikasi yang terjadi antara manajer bagian pemasaran dengan manajer bagian produksi, atau antara karyawan bagian produksi dengan karyawan bagian keuangan.

4.     Komunikasi diagonal

            Komunikasi diagonal merupakan aliran komunikasi dari orang orang yang memiliki hirarkhi yang berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung. Misalnya komunikasi antar manajer pemasaran dengan kepala subbagian pengendalian mutu.

G.      HAMBATAN – HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

            Oleh karena kompleknya proses komunikasi, permasalahan dapat muncul pada tingkat individu, kelompok, maupun organisasi. Beberapa hambatan utama dari komunikasi yang efektif yaitu menilai sumber, penyaringan, tekanan waktu, mendengar secara efektif, masalah bahasa, bahasa kelompok, perbedaan kerangka acuan, dan beban komunikasi yang berlebihan.

1.     Menilai sumber

            Menilai sumber maksudnya penafsiran atau pemberian arti terhadap suatu pesan dipengaruhi oleh orang yang mengirim (komunikator) pesan tersebut. Pengalaman masa lampau komunikator berpengaruh terhadap pandangan dan reaksi penerima terhadap gagasan, pendapat, saran, maupun tindakannya. Seseorang yang sudah dicap tidak baik oleh kelompok tertentu dalam organisasi, kemudian pada suatu saat ia menyampaikan suatu gagasan dengan tulus, tetapi oleh penerima tetap mencurigai itikad baik gagasan tersebut.

2.     Penyaringan

            Penyaringan berkaitan dengan manipulasi informasi, khususnya informasi yang negatif. Penyaringan ini pada umumnya terjadi pada komunikasi dari bawah ke atas, dimana informasi yang tidak menyenangkan atasan dihilangkan.

3.     Tekanan waktu

            Keterbatasan waktu merupakan fenomena yang terjadi dalam setiap aspek kehidupan, dan tekanan waktu menciptakan masalah penting dalam proses komunikasi. Manajer seringkali tidak punya banyak waktu untuk berkomunikasi dengan setiap bawahannya, dank arena mereka terlalu sibuk, informasi penting seringkali terlewatkan. Orang yang seharusnya masuk dalam saluran komunikasi formal kadang kala diabaikan, akibatnya menimbulkan adanya jalan pintas.

4.     Mendengarkan secara selektif

            Mendengarkan permasalahan secara selektif bagian dari permasalahan besar persepsi selektif, dimana orang cenderung hanya mendengarkan bagian tertentu dari informasi dan mengabaikan bagian yang lainnya dengan berbagai alasan.

5.     Masalah bahasa

            Komunikasi merupakan suatu proses simbolis yang sebagian besar tergantung pada kata-kata yang dimaksudkan mengandung arti tertentu. Seringkali orang berpikir mereka berbicara dalam bahasa dan pengertian yang sama, pada hal kata-kata yang diucapkan memiliki arti yang berbeda bagi orang lain atau lawan bicaranya.

6.     Bahasa kelompok

            Pada umumnya kelompok-kelompok professional mengembangkan istilah-istilahteknis yang hanya dapat dimengerti oleh kelompoknya saja. Hal ini dimaksudkan selai untuk mempercepat dan membuat komunikasi lebih efektif, juga dimaksudkan untuk menimbulkan perasaan memiliki, kepaduan maupun kebanggaan. Penggunaan istilah-istilah teknis seperti overhead cost, break event point, convinience goods, dan lain sebagainya yang biasanya dipakai oleh para ekonom seringkali tidak dipahami oleh kelompok-kelompok lainnya sehingga dapat menimbulkan hambatan komunikasi.

7.     Perbedaan kerangka acuan

            Komunikasi yang efektif memerlukan adanya proses penyandian dan penguraian didasarkan pada suatu pengalaman yang sama. Jika diantara mereka yang berkomunikasi tidak memiliki pengalaman yang sama maka komunikasi dapat terganggu. Orang-orang dalam organisasi dari fungsi atau depertemen yang berbeda menafsirkan informasi yang sama dengan cara yang berbeda. Bagian pemasaran menafsirkan penurunan penjualan karena kualitas produk yang rendah, sementara bagian produksi menafsirkan sebagai kurang efektifnya kegiatan yang dilakukan oleh bagian pemasaran.

8.     Beban komunikasi berlebihan

            Jika penerima mendapatkan informasi lebih dari yang kemungkinannya dapat mereka tangani maka mereka akan mengalami beban komunikasi yang berlebihan. Informasi memang sangat dibutuhkan oleh manajer dalam proses pengambilan keputusan. Akan tetapi dengan pesatnya kemajuan dibidang teknologi informasi menyebabkan manajer kebanjiran informasi, dan akibatnya mereka sulit menanggapi semua informasi yang disampaikan kepadanya.

H.     MENGATASI HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI

            Komunikasi yang efektif tergantung pada kualitas dari proses komunikasi baik pada tingkat individu maupun pada tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi dalam organisasi berkaitan dengan melakukan proses yang akurat mulai dari penyandian, penyampaian pesan, antarpribadi, dan pada tingkat organisasi, menciptakan dan memonitor saluran komunikasi yang tepat. Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.

1.     Meningkatkan umpan balik

            Kesalahpahaman dapat dikurangi jika proses umpan balik dilakukan dengan baik. Mekanisme umpan balik dalam organisasi sama pentingnya dengan komunikasi antarpribadi. Manajer memerlukan adanya mekanisme umpan balik, sehingga mereka tahu apakah pesannya sudah diterima, dipahami, dan dilaksanakan atau tidak. Dengan menggunakan system informasi manajemen biasanya dipergunakan untuk memonitor aktivitas yang dilakukan dalam organisasi.

2.     Empati

            Empati pada dasarnya merupakan komunikasi yang dilakukan berorientasi pada penerima. Komunikator harus menempatkan dirinya sebagai penerima, sehingga proses penyandian, penggunaan bahasa dan saluran disesuaikan dengan kondisi penerima. Dengan demikian pesan yang dismpaikan dapat dipahami dengan baik oleh penerima.

3.     Pengulangan

            Cara yang efektif untuk meningkatkan efektivitas komunikasi adalah mengulani pesan. Pengulangan membantu pendengar atau penerima untuk menginterprestasikan pesan yang tidak jelas atau terlalu sulit untuk dapat memahami pada saat pertama kali didengar. Bagi seorang manajer, untuk permasalahan-permasalahan penting yang disampaikan kepada bawahan dapat diulangi paling tidak dua tiga kali. Komunikator yang efektif melakukan pengulangan penyampainnya dengan menyajikan pesan yang sama dengan cara berbeda.

4.     Menggunakan bahasa yang sederhana

            Bahasa  yang kompleks, istilah-istilah teknis dan jargon menyebabkan komunikasi sulit dipahami oleh pendengar atau penerima. Tidak benar bahwa gagasan yang bagus dan ilmiah harus disampaikan dalam bahasa yang ilmiah dan teknis. Hampir setiap gagasan dapat disampaikan dalam bahasa yang sederhana sehingga setiap orang dapat memahami setiap pesan yang disampaikan. Penting bagi seseorang yang akan menyampaikan gagasannya untuk menyesuaikan bahasa atau istilah-istilah yang dipakai disesuaikan dengan pendengarnya.

5.     Penentuan waktu yang efektif

            Suatu permasalahan dalam komunikasi antarpribadi dimana komunikator mulai menyampaikan pesannya pada saat penerima belum siap untuk mendengarkannya. Beberapa manajer menemukan pesan yang telah disampaikan kepadanya tidak sistematis sehingga mereka tidak dapat mengkaitkan secara efektif dari satu topic ke topik yang lainnya secepat seperti yang mereka inginkan. Oleh karenanya, cara yang efektif baik untuk komunikasi antarpribadi maupun organisasi adalah mengelola waktu untuk komunikasi sehingga pesan yang disampaikan tersusun dengan baik ringkas dan mudha dipahami.

6.     Mendengarkan secara efektif